4 สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนเปลี่ยนโปรแกรม hr online ระบบใหม่ (วัฒนา)

ก่อนตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้ระบบ HR แบบออนไลน์ ควรศึกษาเครื่องมือจากผู้พัฒนาแต่ละราย เพื่อนำมาเปรียบเทียบ และพิจารณาว่าฟังก์ชันการทำงานของระบบ HRM นั้น เหมาะสมกับโครงสร้างองค์กรของคุณมากน้อยเพียงใด โดยมีปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา ดังนี้

• ฟีเจอร์ที่จำเป็นต่อองค์กร

พิจารณาว่าระบบ มีฟังก์ชันที่ตอบโจทย์การทำงานจริงขององค์กรหรือไม่ เช่น การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน การคำนวณเงินเดือน การจัดการวันลา หรือการออกเอกสารภาษี เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้ใช้งานฟีเจอร์ที่จำเป็นครบถ้วน ไม่ต้องเสียเวลาใช้เครื่องมือเสริมอื่นเพิ่มเติม

นอกจากนี้ ควรประเมินปัญหาที่องค์กรกำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบัน เช่น การทำงานซ้ำซ้อน การคำนวณเงินเดือนที่ใช้เวลานาน หรือการจัดเก็บเอกสารพนักงานที่กระจัดกระจาย แล้วเลือกโปรแกรม HR Online ที่สามารถเข้ามาแก้ Pain Point เหล่านั้นได้จริง เพราะการมีฟีเจอร์จำนวนมาก ไม่ได้หมายความว่าจะเหมาะกับทุกองค์กร

• ความสามารถในการรองรับจำนวนพนักงาน

ระบบควรทำงานได้อย่างเสถียร แม้มีพนักงานจำนวนมาก และสามารถขยายการใช้งานให้รองรับการเติบโตขององค์กรได้ในอนาคต หากองค์กรมีแผนขยายทีม เปิดสาขาใหม่ หรือรองรับพนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid และ Work from Home 

ควรเลือกโปรแกรมที่สามารถเพิ่มจำนวนผู้ใช้งานได้ โดยไม่กระทบต่อประสิทธิภาพของระบบ รวมถึงรองรับการใช้งานผ่านเว็บไซต์ และแอปพลิเคชันบนมือถือ

• ระบบความปลอดภัย และ PDPA

ตรวจสอบมาตรการเข้ารหัสข้อมูล การจำกัดสิทธิการเข้าถึง และการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานอย่างถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อป้องกันความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหลในอนาคต

อีกหนึ่งสิ่งที่ควรพิจารณา คือ ระบบควรรองรับการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามตำแหน่งงาน (Role-Based Access Control) มีการบันทึกประวัติการใช้งาน (Audit Log) และสามารถสำรองข้อมูลได้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน

• บริการหลังการขายและการซัปพอร์ต

เลือกผู้ให้บริการที่มีทีมดูแลลูกค้า พร้อมให้คำปรึกษาเมื่อเกิดปัญหา และมีการอัปเดตระบบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แอปพลิเคชันทันสมัย และรองรับการใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง

ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการ ควรสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับช่องทางการติดต่อ ระยะเวลาการตอบกลับ (Response Time) การอบรมการใช้งานระบบ รวมถึงการช่วยย้ายข้อมูลจากระบบเดิมมายังระบบใหม่ เพราะบริการหลังการขายที่ดี จะช่วยให้องค์กรสามารถเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมได้อย่างราบรื่น

ขอบคุณข้อมูลจาก https://cloud-ta.com/